数字收发室

制造公司走向无纸化

挑战:

在升级客户现有的 SAP ERP 平台之前,发票和付款是手动处理的。在这种低效的手动系统下,分析师需要花费宝贵的时间打电话、发送电子邮件、确认收据、研究丢失的数据以及在供应商之间传送纸张——所有这些都对支付周期时间产生了负面影响。 SAP ERP 升级提供了 EDI 和成像功能,因此客户选择过渡到无纸化处理。迁移到无纸化 AP 环境将涉及大约 1,800 个活跃供应商,并影响 PO 和非 PO 发票处理。客户委托 Exela 开发一种解决方案,该解决方案可通过数字供应商门户自动处理发票,同时满足以下目标:通过提供自助服务的便捷访问来提高供应商满意度、降低内部人力成本、减少纸张提交以及过渡约 1,800自助服务门户网站的活跃供应商。

解决方案:

由于客户环境的复杂性,Exela 建议将过渡计划分为多个阶段,前两个阶段侧重于解决方案的最关键方面,即 PO 发票和非 PO 发票。第一阶段开始后,发票邮件和支持文件、传真和电子邮件将被路由到 Exela 位于密歇根州特洛伊的工厂进行处理。 Exela 提供了在新环境中使用的图像数据的捕获、验证和处理。

推出的主要挑战之一是让供应商购买自助服务门户。除了发送通知和向内部文档添加门户信息之外,美联社分析师还面临着鼓励广泛采用的挑战。客户为分析师设定招聘目标,为达到重大里程碑的顶级招聘人员提供奖励,例如第一个获得 100 家供应商签约的人。在每周例会上分享小组进展,营造一种竞争氛围。

为内部客户和供应商节省时间是开发数字供应商门户的主要目标。开发了一个快照仪表板,在一个屏幕上显示多张发票的状态,这使得通过供应商 ID、发票日期、金额、清算信息和其他数据轻松跟踪付款,并且所有数据都可以导出为 PDF、Excel 和Word 文件格式。仪表板使供应商能够轻松查看状态以及确认系统中的发票。

好处:
  • 易于使用的系统可快速采用并提高供应商满意度
  • 提高支付的准确性和及时性
  • AP 运营的整体精简导致减少了 22 名全职员工
  • 增强的报告和跟踪提供发票管道的 360 度视图
  • 从摄取到授权,95% 的 AP 发票自动化来自单个数字门户